Roteiro de 90 dias para IA no RH
IA no RH não começa pela ferramenta. Começa por saber que dado a empresa tem, quem pode vê-lo e qual tarefa dói. Em 90 dias dá para fazer as três coisas e medir a primeira.
Resposta curta
O roteiro tem três fases de 30 dias. Dado e LGPD: listar o que a empresa tem, decidir quem vê o quê e fechar o contrato com o fornecedor. Entram relatório do plano, fatura, folha, eSocial, PGR (o inventário de riscos) e pesquisa. Piloto numa tarefa: uma só, com indicador definido antes, e dado agregado ou fictício até o contrato. Indicador mensal e regras escritas: o painel por setor, a reunião mensal de RH, financeiro e medicina do trabalho, e a regra “a IA rascunha, o humano assina”.
Por que 90 dias e três fases?
Porque 90 dias é um trimestre, e é assim que a diretoria mede. E porque as três coisas que decidem o sucesso vêm em ordem. Sem dado organizado não há piloto. Sem piloto não há indicador honesto. Sem indicador e regras escritas, a ferramenta vira novidade de um mês.
O roteiro espelha o programa de controle de sinistralidade (sinistralidade: de cada R$ 100 de mensalidade, quanto a operadora gasta com atendimentos). Lá, a ordem é dado, diagnóstico e ação. Aqui, dado, piloto e regras, porque o objeto é a tarefa do RH e a IA é o meio. Quem já roda o programa começa na fase 2.
Fase 1 (dias 1 a 30): dado e LGPD
- Inventário do dado. Relatório de utilização do plano (a lista do que o plano pagou, sem o nome de ninguém), fatura de 12 meses, folha e cadastro por setor. Também o eSocial S-2230 (o registro de afastamento enviado ao governo) e os eventos de SST. PGR e PCMSO vigentes (o inventário de riscos e o programa de exames), última pesquisa de clima ou de riscos psicossociais, convenção coletiva. Para cada um: existe? está completo? quem tem? em que formato? Quem faz: RH, com financeiro e medicina do trabalho.
- Classificação. O que é dado de pessoa, o que é dado de saúde (sensível pela Lei nº 13.709/2018, art. 11) e o que é agregado. A regra: dado de saúde individual fica com a medicina do trabalho. O RH e a diretoria trabalham com agregado por setor (um número por área, nunca por pessoa), com mínimo de pessoas por grupo.
- Matriz de acesso. Quem vê o quê, por perfil (diretoria, RH, gestor de área, medicina do trabalho), escrita e aprovada. O modelo está em people analytics de saúde por setor.
- Contrato de operador e regra de ferramenta. Operador é quem trata o dado por conta da empresa, como o fornecedor da ferramenta; o contrato diz o que ele pode fazer com o dado. Que ferramentas de IA podem ser usadas, com que dado, em que conta. Conta pessoal de ferramenta de uso geral fica proibida para dado de pessoa. Os critérios estão em como escolher ferramenta de IA para o RH.
- Revisão do jurídico e do encarregado de dados (a pessoa que a LGPD manda a empresa indicar para cuidar do tema) sobre inventário, matriz e contratos. A fase termina quando os dois assinam. Para a base legal de cada tratamento, consulte o jurídico.
A fase 1 parece burocrática e é a que mais poupa tempo. Quase todo piloto que falha, falha por dado que não existia ou por acesso que ninguém decidiu.
Fase 2 (dias 31 a 60): piloto numa tarefa
Uma tarefa só, escolhida por dor e por dado disponível. As quatro que mais rendem como primeiro piloto:
| Tarefa | Dado necessário | Indicador do piloto | Risco de dado |
|---|---|---|---|
| Leitura do relatório de utilização com IA | Relatório agregado e por código, 12 meses | Horas da equipe na leitura; achados levados à diretoria | Baixo, se só o agregado entra |
| Assistente de benefícios numa unidade | Contrato, manual, política, convenção | Dúvidas que deixaram de chegar ao RH; resolução na primeira resposta | Baixo a médio; registro de conversa |
| Conferência entre PGR, PCMSO, ASO (o atestado dos exames obrigatórios) e eSocial de um estabelecimento | Os quatro documentos vigentes | Diferenças encontradas e resolvidas | Alto; só com dado que não sai da empresa, do lado da medicina do trabalho |
| Painel por setor | Relatório, S-2230, folha, pesquisa | Painel fechado no prazo; setor fora da curva identificado | Médio; mínimo de pessoas por grupo obrigatório |
Pilotos típicos da EvySaude, 31 de outubro de 2026. A coluna de risco decide a ferramenta, não o contrário.
Regras do piloto: indicador definido antes; dado agregado ou fictício até o contrato de operador; perguntas difíceis de propósito (clínica ao assistente, pessoa única ao painel); revisão humana de tudo. No fim, três perguntas: o indicador mudou, a equipe usou, o resultado pode ser conferido? Duas respostas negativas encerram sem culpa.
Fase 3 (dias 61 a 90): indicador mensal e regras escritas
O piloto que funcionou vira rotina. A rotina tem três peças.
- Painel mensal por setor, com os indicadores que a empresa escolheu, sempre nos últimos 12 meses. Com mínimo de pessoas por grupo e memória de cálculo (a conta aberta, que qualquer um refaz). A IA fecha o rascunho da leitura. O dono do painel no RH revisa e publica.
- Reunião mensal de 40 minutos com RH, financeiro e medicina do trabalho, mais o gestor do setor fora da curva. Pauta fixa: o que mudou, o que está em andamento, o que o indicador deste mês muda na ação do próximo. É a mesma mesa do programa de controle de sinistralidade.
- Regras escritas: matriz de acesso vigente, ferramentas autorizadas e com que dado, registro de acesso revisado por amostra a cada trimestre. E a regra de que a IA rascunha e o humano assina, com o nome de quem assina. Inclui o que a IA não faz: diagnóstico, previsão com nomes, número sem memória de cálculo.
Aos 90 dias a diretoria recebe o primeiro relatório trimestral. Ele diz o que o piloto mediu, o que vira rotina, o que fica para o trimestre seguinte e as medidas em avaliação, em faixa, com premissa. Nenhum percentual prometido. Indicador e prazo em que será medido.
Quem participa, e com que papel?
| Quem | Fase 1 | Fase 2 | Fase 3 |
|---|---|---|---|
| RH (dono do roteiro) | Inventário, matriz de acesso | Conduz o piloto; define o indicador | Dono do painel; convoca a reunião |
| Financeiro | Fatura, folha, receita para a conta de custo total | Valida a conta do piloto | Lê o custo total de saúde como parte da folha |
| Medicina do trabalho | PGR, PCMSO, ASO; dona do dado clínico | Participa se o piloto encostar em SST ou afastamento | Traz o agregado clínico à mesa; assina o que é ato profissional |
| Jurídico e encarregado de dados | Revisa base legal, matriz e contrato de operador | Aprova a ferramenta do piloto | Revisa o registro de acesso por amostra |
| TI | Onde o dado fica; contas da empresa | Configura acesso e exportação | Mantém o registro e o apagamento |
| Diretoria | Aprova a matriz e a tarefa do piloto | Recebe o indicador | Recebe o trimestral; decide as medidas |
| Gestor de área | Informa setor e escala | Participa se o piloto for no setor dele | Recebe o indicador do próprio setor |
Papéis no roteiro da EvySaude, 31 de outubro de 2026. Sem um dono único no RH, o roteiro vira projeto de todos e de ninguém.
Quais são os erros mais comuns?
- Começar pela ferramenta. Compra-se a plataforma e descobre-se que o relatório de utilização nunca foi pedido. A fase 1 existe para isso.
- Pilotar três tarefas ao mesmo tempo. Nenhuma termina. Uma tarefa, um indicador, 30 dias.
- Testar com dado real antes do contrato. É o incidente de LGPD mais comum na implantação de IA, e o mais evitável.
- Prometer resultado para justificar o orçamento. Percentual prometido na aprovação vira cobrança na revisão. Apresente o indicador que será medido e o potencial em faixa, com premissa.
- Deixar a IA assinar. Relatório "gerado automaticamente" sem revisor nomeado não se sustenta em fiscalização, com a operadora nem na diretoria.
- Esquecer a reunião. Painel sem reunião é só relatório. O que muda a ação é a mesa mensal, na agenda antes do dia 61.
Como a EvySaude conduz o roteiro está em como funciona. Para empresas de até 100 funcionários, o ponto de partida está em saúde corporativa, no site da ASF.
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Preciso comprar uma ferramenta para começar o roteiro?
Não: a fase 1 é inventário, classificação e regra de acesso, e não usa ferramenta nova. A fase 2 pode rodar com assistentes de texto e planilhas com IA em conta da empresa, com dado agregado. A compra, se houver, vem depois do piloto, com o critério que o piloto ensinou.
Qual tarefa escolher para o primeiro piloto?
A que dói e tem dado pronto. Na maioria das empresas é a leitura do relatório de utilização, porque o relatório existe ou pode ser pedido, o dado é agregado e o indicador é claro. Assistente de benefícios é a segunda escolha mais comum; SST entra depois, pelo risco de dado.
Como medir se a IA no RH deu certo?
Pelo indicador definido antes do piloto, e depois pelo painel mensal: horas da equipe na tarefa, dúvidas que deixaram de chegar, diferenças encontradas, setor fora da curva tratado. Nunca por percentual de redução prometido. As alavancas que impactam positivamente o resultado (as medidas de gestão) são medidas no ciclo seguinte, em faixa, com premissa.
O que acontece depois dos 90 dias?
O painel e a reunião mensal continuam, e uma segunda tarefa entra em piloto no trimestre seguinte, pela mesma regra. O relatório trimestral para a diretoria compara o realizado com o que estava em avaliação. Com o tempo, o roteiro deixa de ser projeto e vira a forma como o RH trabalha saúde.